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आपने फ्लाइट्स कन्फर्म कर ली हैं। आपने होटल बुक कर लिया है। आपने कैलेंडर ब्लॉक कर दिया है और क्लाइंट को ब्रीफ कर दिया है। लेकिन यात्रा का एक हिस्सा ऐसा है जिसे अक्सर सबसे आखिर में निपटाया जाता है, और यही वह हिस्सा है जिस पर आपके एग्जीक्यूटिव का ध्यान सबसे पहले और सबसे आखिर में जाएगा - जमीनी परिवहन।.
कॉर्पोरेट यात्रा का प्रबंधन करने वाले पर्सनल असिस्टेंट (पीए) और एग्रीकल्चर असिस्टेंट के लिए, इस पहलू को सही ढंग से संभालना केवल लॉजिस्टिक्स से संबंधित नहीं है। यह आपके एग्जीक्यूटिव के समय, आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा और योजना के अनुसार न होने पर आपकी अपनी मानसिक शांति की रक्षा करने से भी संबंधित है। यह गाइड आपको वह सब कुछ बताती है जो वास्तव में जानना आवश्यक है।.
जमीनी परिवहन के लिए उचित नीति क्यों आवश्यक है?
अधिकांश कंपनियों की हवाई यात्रा, होटल और अन्य खर्चों को लेकर स्पष्ट नीतियां होती हैं, लेकिन जमीनी परिवहन अक्सर अस्पष्ट दायरे में आ जाता है। नतीजा? अनियमित बुकिंग, अप्रत्याशित लागतें, और कभी-कभी उबर द्वारा किराया बढ़ाकर 90 पाउंड कर दिए जाने और ड्राइवर द्वारा दो बार बुकिंग रद्द कर देने के कारण हीथ्रो हवाई अड्डे पर फंसे अधिकारी।.
स्पष्ट और लिखित जमीनी परिवहन नीति अस्पष्टता को दूर करती है। यह यात्रियों को बताती है कि किन खर्चों की प्रतिपूर्ति की जाएगी और किनकी नहीं, सेवा स्तर पर अपेक्षाएं निर्धारित करती है, और खर्च को लेकर चुनौती दिए जाने पर पीए और ईए को बचाव का एक ठोस ढांचा प्रदान करती है।.
यदि आपकी कंपनी के पास अभी तक ऐसा कोई दस्तावेज़ नहीं है, तो यह लेख एक अच्छी शुरुआत हो सकता है।.
लाइसेंसिंग: वह बारीकियाँ जिन्हें अक्सर लोग नज़रअंदाज़ कर देते हैं
सभी निजी किराए पर ली जाने वाली गाड़ियां एक जैसी नहीं होतीं, और लंदन में यह अंतर कानूनी रूप से मायने रखता है।.
लंदन में किराए पर यात्रियों को ले जाने वाले किसी भी वाहन के लिए ट्रांसपोर्ट फॉर लंदन (TfL) द्वारा जारी लाइसेंस अनिवार्य है। यह नियम वाहन, चालक और संचालक तीनों पर लागू होता है। TfL द्वारा लाइसेंस प्राप्त संचालक को चालक की पृष्ठभूमि जांच, वाहन की स्थिति, बीमा और शिकायत निवारण से संबंधित कड़े मानकों का पालन करना होता है।.
जब आप एयरपोर्ट एक्जीक्यूटिव (ऑपरेटर लाइसेंस 402) जैसे टीएफएल-लाइसेंस प्राप्त ऑपरेटर के माध्यम से बुकिंग करते हैं, तो आपको स्पष्ट जवाबदेही के साथ एक औपचारिक, विनियमित सेवा मिलती है। जब आप किसी गैर-लाइसेंस प्राप्त या अपर्याप्त रूप से लाइसेंस प्राप्त प्रदाता के माध्यम से बुकिंग करते हैं, चाहे वह उपभोक्ता ऐप के माध्यम से हो या किसी अनौपचारिक व्यवस्था के माध्यम से, तो यह सुरक्षा समाप्त हो जाती है, अक्सर आपको इसका एहसास भी नहीं होता।.
ग्राउंड ट्रांसपोर्ट सप्लायर को मंजूरी देते समय किन बातों की जांच करनी चाहिए:
- क्या उनके पास वैध टीएफएल ऑपरेटर लाइसेंस है? (टीएफएल वेबसाइट पर आसानी से सत्यापित किया जा सकता है)
- क्या उनके ड्राइवरों के पास व्यक्तिगत लाइसेंस हैं?
- क्या उनके पास उचित किराया और इनाम बीमा है?
- क्या उनके पास शिकायत दर्ज करने की कोई औपचारिक प्रक्रिया है?
यदि कोई आपूर्तिकर्ता इन चारों सवालों का स्पष्ट जवाब नहीं दे पाता है, तो कहीं और देखें।.
सेवा स्तरों को समझना और प्रत्येक का उपयोग कब करना है
कॉर्पोरेट ग्राउंड ट्रांसपोर्ट को आम तौर पर तीन श्रेणियों में बांटा जाता है। इनके बीच का अंतर जानने से आपको बुकिंग को अवसर के अनुरूप बनाने में मदद मिलती है।.
इकोनॉमी क्लास: एक पेशेवर, आरामदायक सेडान या एस्टेट कार, आमतौर पर वीडब्ल्यू, टेस्ला या समकक्ष। एकल व्यावसायिक यात्रा, हवाई अड्डे तक आने-जाने और नियमित एक स्थान से दूसरे स्थान तक की यात्राओं के लिए उपयुक्त। साफ-सुथरी, समय की पाबंद और किफायती ।
बिजनेस क्लास: एक प्रीमियम एक्जीक्यूटिव वाहन, आमतौर पर मर्सिडीज ई-क्लास या समकक्ष। वरिष्ठ अधिकारियों, वीआईपी ग्राहकों या उन स्थितियों के लिए उपयुक्त जहां प्रस्तुति महत्वपूर्ण होती है। इसका आंतरिक वातावरण उल्लेखनीय रूप से बेहतर, शांत, अधिक विशाल और चलते-फिरते काम करने के लिए अधिक उपयुक्त है ।
फर्स्ट क्लास: हमारी सर्वोच्च श्रेणी, वीआईपी यात्रा और उन अवसरों के लिए आरक्षित है जहाँ यात्रा स्वयं एक अनुभव का हिस्सा होती है। वाहनों में मर्सिडीज एस-क्लास और मर्सिडीज वी-क्लास के विशेष रूप से संशोधित संस्करण शामिल हैं, जिनमें विमान-शैली की रिक्लाइनिंग सीटें, बेहतर गोपनीयता और प्रीमियम केबिन फिनिशिंग की सुविधा है। बोर्ड स्तर की मुलाकातों, उच्च पदस्थ मेहमानों या ऐसे अधिकारियों के लिए जिन्हें आत्मविश्वास और आत्मविश्वास के साथ पहुंचना होता है, यह उपयुक्त विकल्प है ।
एक अच्छी यात्रा नीति में यह स्पष्ट रूप से बताया जाता है कि किस श्रेणी के यात्रियों या यात्रा के लिए कौन सी योजना उपयुक्त है। इससे असहज बातचीत से बचा जा सकता है और खर्च उचित अनुपात में होता है।.
एयरपोर्ट ट्रांसफर: समय बचाने वाली खास बातें
एयरपोर्ट तक जाने के लिए यात्रियों को ले जाना कॉर्पोरेट जगत में सबसे आम प्रकार की ग्राउंड ट्रांसपोर्ट बुकिंग है, और उचित योजना के बिना इसमें गड़बड़ी होने की संभावना सबसे अधिक होती है।.
फ्लाइट ट्रैकिंग महत्वपूर्ण है। एक पेशेवर ड्राइवर आपके एग्जीक्यूटिव की फ्लाइट को रियल टाइम में मॉनिटर करेगा और फ्लाइट में देरी होने पर पिक-अप टाइम को स्वचालित रूप से समायोजित करेगा। यह एक बुनियादी अपेक्षा होनी चाहिए, न कि कोई प्रीमियम ऐड-ऑन। बुकिंग करते समय हमेशा सुनिश्चित करें कि यह सुविधा शामिल है ।
स्वागत-समारोह बनाम सड़क किनारे सेवा। आगमन के लिए, स्वागत-समारोह सेवा का मतलब है कि आपका ड्राइवर टर्मिनल के अंदर, नाम का बोर्ड हाथ में लिए, आगमन द्वार पर तैयार खड़ा होगा। वरिष्ठ अधिकारियों या अंतरराष्ट्रीय आगंतुकों के लिए, यह सही विकल्प है। सड़क किनारे से पिक-अप (ड्राइवर बाहर इंतजार करता है) सस्ता है, लेकिन इसमें यात्री को खुद टर्मिनल में घूमना और वाहन ढूंढना पड़ता है, जो नियमित यात्रियों के लिए ठीक है, लेकिन मेहमानों के लिए उतना उपयुक्त नहीं है ।
प्रतीक्षा समय नीति। प्रतिष्ठित एयरलाइन ऑपरेटर लैंडिंग के बाद आव्रजन और सामान की जांच के लिए एक मानक निःशुल्क प्रतीक्षा अवधि (आमतौर पर 60 मिनट) प्रदान करते हैं। बुकिंग से पहले समझ लें कि आपके ऑपरेटर क्या-क्या सुविधाएँ प्रदान करते हैं, बिल मिलने के बाद नहीं।
हवाई अड्डे के शुल्क। हीथ्रो और गैटविक हवाई अड्डों पर टर्मिनल ड्रॉप-ऑफ और पिक-अप शुल्क में काफी वृद्धि हुई है। अकेले गैटविक हवाई अड्डे ने पिछले वर्ष में अपने ड्रॉप-ऑफ शुल्क में 67% की वृद्धि की है। ये वैध पास-थ्रू लागतें हैं और आपके बिल में इनका विवरण होना चाहिए। यदि ये बिल में नहीं दिखाए गए हैं, तो इन्हें किराए में चुपचाप शामिल कर लिया गया है, या इससे भी बुरा, इनका भुगतान बिल्कुल नहीं किया गया है ।
कॉर्पोरेट खातों का प्रबंधन: क्या पूछना चाहिए
यदि आपकी कंपनी नियमित रूप से जमीनी परिवहन बुक करती है, तो कॉर्पोरेट खाता खोलना फायदेमंद रहेगा। एक सुव्यवस्थित कॉर्पोरेट खाते में निम्नलिखित सुविधाएं होनी चाहिए:
- मासिक बिलिंग प्रणाली: प्रत्येक यात्रा के लिए अलग-अलग रसीदों के बजाय, सभी यात्राओं को कवर करने वाला एक ही बिल, जिसमें स्पष्ट कार्य संदर्भ शामिल हों।
- नामित खाता प्रबंधन: एक संपर्क व्यक्ति जो आपकी प्राथमिकताओं को जानता है और तत्काल बुकिंग को संभाल सकता है।
- यात्री रिपोर्टिंग: यात्री, यात्रा के प्रकार और लागत केंद्र के आधार पर विस्तृत जानकारी, जो आंतरिक मिलान के लिए उपयोगी है।
- निश्चित या सहमत दरें: सामान्य मार्गों (जैसे सेंट्रल लंदन से हीथ्रो) के लिए सहमत मूल्य निर्धारण से किराए में उतार-चढ़ाव समाप्त हो जाता है और बजट बनाना आसान हो जाता है।
- वैट-अनुरूप बिलिंग: व्यावसायिक यात्राओं पर इनपुट वैट की वापसी के लिए आवश्यक; सुनिश्चित करें कि आपका आपूर्तिकर्ता वैट-पंजीकृत है और उचित कर बिल प्रदान करता है।
एयरपोर्ट एक्जीक्यूटिव में, कॉर्पोरेट खातों को व्यक्तिगत बुकिंग पर लागू होने वाले प्रशासनिक बुकिंग शुल्क से छूट मिलती है, जिससे नियमित ग्राहकों को सीधी बचत होती है। हम 14 दिन की भुगतान अवधि भी प्रदान करते हैं।.
वह एक चीज़ जिसे अधिकांश ट्रैवल कंपनियों ने चुपचाप हटा दिया है
एक बात साफ तौर पर कहना जरूरी है: कई यात्रा और परिवहन कंपनियों ने अपनी ग्राहक सेवा टीमों को चैटबॉट, स्वचालित प्रतिक्रियाओं और स्व-सेवा पोर्टलों से बदल दिया है। सामान्य प्रश्नों के लिए यह ठीक है। लेकिन समय की कमी या वाकई जरूरी मामलों में, जैसे कि छूटी हुई ट्रेन, भ्रमित ड्राइवर, या किसी अधिकारी का मीटिंग छूट जाना, यह बेहद निराशाजनक है।.
एक पीए या ईए के रूप में, आप पहले से ही उन लोगों की ओर से बहुत अधिक दबाव का सामना कर रहे हैं जिनकी आप सहायता करते हैं। रात के 8 बजे जब कुछ गड़बड़ हो जाए, तो ऐसे में चैट विंडो में टाइप करते हुए किसी स्वचालित जवाब का इंतजार करना, जो आपके प्रश्न को समझ ही न पाए, सबसे बुरी बात होगी।.
“एयरपोर्ट एग्जीक्यूटिव में, हमने जानबूझकर चीजों को अलग तरीके से करने का निर्णय लिया है। हमारे फोन का जवाब असली लोग देते हैं, मिनटों में नहीं, मिनटों में नहीं, किसी मेनू में जाने के बाद नहीं, न ही कॉल बैक सिस्टम के जरिए। जब आप हमें कॉल करते हैं, तो आप ऐसे व्यक्ति से बात करते हैं जो इस व्यवसाय को जानता है, आपकी बुकिंग के बारे में जानता है, और वास्तव में आपकी मदद करने का अधिकार रखता है।” — क्रिस निक्सन, सीईओ, एयरपोर्ट एग्जीक्यूटिव
क्रिस आगे कहते हैं, "हमारा मानना है कि प्रीमियम सेवा इसी तरह काम करनी चाहिए। लेकिन हम यह भी जानते हैं कि यह पहले की तुलना में दुर्लभ हो गई है, इसलिए जब आप जमीनी परिवहन प्रदाताओं का मूल्यांकन कर रहे हों तो इसका स्पष्ट रूप से उल्लेख करना उचित है । "
किसी भी जमीनी परिवहन सेवा प्रदाता का मूल्यांकन करते समय, ये प्रश्न पूछें:
- क्या कोई सीधा फोन नंबर है, जिस पर कार्यालय के सभी कार्य समय के दौरान कोई व्यक्ति जवाब देता हो?
- किसी अत्यावश्यक प्रश्न का उत्तर देने में उनका औसत समय कितना है?
- यात्रा के दौरान कुछ गड़बड़ होने पर आप किससे संपर्क करेंगे?
- क्या मौके पर ही निर्णय लिए जा सकते हैं, या प्रत्येक अपवाद के लिए प्रबंधक को वापस बुलाना आवश्यक है?
इन उत्तरों से आपको यह समझने में काफी मदद मिलेगी कि दबाव की स्थिति में वह कंपनी कैसा प्रदर्शन करेगी।.
जब कभी-कभार कुछ गड़बड़ हो जाती है, और यात्रा में ऐसा होना स्वाभाविक है, तो हम लचीले और निष्पक्ष होने पर गर्व करते हैं। हम नियमों की आड़ में नहीं छिपते। हम तुरंत समझदारी भरे फैसले लेते हैं, हर स्थिति को उसके मूल स्वरूप में देखते हैं, और यह सुनिश्चित करते हैं कि आपको कभी भी ऐसा महसूस न हो कि आप उस कंपनी से लड़ रहे हैं जिसके साथ आपको काम करना चाहिए।.
किसी पीए या ईए के लिए, आपूर्तिकर्ता के साथ इस तरह का संबंध विलासिता नहीं है। यह एक पेशेवर आवश्यकता है।.
अप्रत्याशित परिस्थितियों से निपटना: आपकी आकस्मिक योजना सूची
सबसे अच्छी तरह से योजनाबद्ध यात्रा भी बाधित हो सकती है। तैयारी के लिए ये उपाय अपनाएं:
हड़ताल या किसी बड़ी बाधा की स्थिति में: जैसे कि TfL की औद्योगिक कार्रवाई, यूरोस्टार में देरी, या खराब मौसम, निजी वाहन किराए पर लेने की मांग में अचानक भारी वृद्धि हो सकती है। लाइसेंस प्राप्त ड्राइवर ऑपरेटर के साथ स्थायी संबंध होने से आपको उपभोक्ता ऐप पर उपलब्धता के लिए प्रतिस्पर्धा नहीं करनी पड़ेगी। ज्ञात बाधाओं के दौरान जितनी जल्दी हो सके बुकिंग करा लें।
यदि कार्यकारी अधिकारी की योजनाएँ अंतिम समय में बदल जाती हैं: आवश्यकता पड़ने से पहले अपने ऑपरेटर की रद्दीकरण नीति जान लें। अधिकांश प्रतिष्ठित ऑपरेटर उचित समय सीमा के भीतर निःशुल्क रद्दीकरण की सुविधा प्रदान करते हैं। इसे पहले से समझने से आप अनावश्यक शुल्कों का भुगतान करने के बजाय आत्मविश्वास से बदलाव कर सकते हैं।
यदि ड्राइवर नहीं आता है: लाइसेंस प्राप्त ऑपरेटर की जिम्मेदारी होती है कि वह ड्राइवर की देखभाल करे और उसके पास शिकायत प्रक्रिया होती है। समय, बुकिंग संदर्भ संख्या और संपर्क करने के सभी प्रयासों को रिकॉर्ड करें, फिर औपचारिक प्रतिक्रिया का अनुरोध करें। ऐप-आधारित सेवा में, यह प्रक्रिया अक्सर अस्पष्ट और निराशाजनक होती है। लाइसेंस प्राप्त ऑपरेटर के साथ, जवाबदेही की एक स्पष्ट श्रृंखला होती है ।
व्यय और वैट पर एक टिप्पणी
व्यय संबंधी दस्तावेज तैयार करने वाले पीए और ईए के लिए, जमीनी परिवहन वैट संबंधी जटिलताएं पैदा कर सकता है, खासकर जब यात्राएं लंदन और शेष यूके के बीच होती हैं।.
सरल नियम: सुनिश्चित करें कि आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक बिल में आपूर्तिकर्ता का पूरा कानूनी नाम, पता, वैट पंजीकरण संख्या, सेवा का विवरण और वैट राशि अलग-अलग दर्शाई गई हो। इनके बिना वैट का दावा नहीं किया जा सकता।.
यदि आपकी कंपनी अंतरराष्ट्रीय यात्रा करती है, तो ध्यान रखें कि विदेश यात्राओं के लिए यूके ऑपरेटर के माध्यम से बुक किए गए ट्रांसफर पर आमतौर पर शून्य वैट लगता है, यानी यूके वैट लागू नहीं होता है। आपके ऑपरेटर को इनवॉइस में इसे सही ढंग से दर्शाना चाहिए।.
यदि आपको कोई संदेह हो, तो किसी नए आपूर्तिकर्ता को मंजूरी देने से पहले अपनी वित्त टीम से सलाह लें।.
अपनी जमीनी परिवहन नीति का निर्माण: एक सरल रूपरेखा
यदि आप शुरू से कोई पॉलिसी बना रहे हैं, या किसी मौजूदा पॉलिसी को अपडेट कर रहे हैं, तो यहां कुछ मुख्य तत्व दिए गए हैं जिन पर आपको ध्यान देना चाहिए:
- अनुमोदित आपूर्तिकर्ता: अपने पसंदीदा लाइसेंस प्राप्त ऑपरेटरों के नाम बताएं और स्पष्ट करें कि बुकिंग उन्हीं के माध्यम से की जानी चाहिए।
- सेवा स्तर संबंधी दिशानिर्देश: यह परिभाषित करें कि किस वाहन श्रेणी के लिए कौन सा यात्री वर्ग या अवसर उपयुक्त है।
- बुकिंग के लिए पूर्व सूचना अवधि: न्यूनतम सूचना अवधि निर्धारित करें (सामान्य बुकिंग के लिए 24 घंटे उचित हैं; आयोजनों या समूह यात्रा के लिए इससे अधिक)।
- प्रतिपूर्ति सीमाएँ: प्रति यात्रा स्पष्ट सीमाएँ निर्धारित करें या अनुमोदित मार्ग मूल्य निर्धारण करें
- रसीद और वैट संबंधी आवश्यकताएँ: व्यय दावों के लिए आवश्यक दस्तावेज़ों का विवरण दें।
- कार्यालय समय के बाद संपर्क: सुनिश्चित करें कि सुबह 6 बजे कुछ गड़बड़ होने पर कॉल करने के लिए एक नंबर उपलब्ध हो।
इन छह बिंदुओं को शामिल करने वाली एक-पृष्ठ की नीति आपके इनबॉक्स में आने से पहले ही जमीनी परिवहन से संबंधित अधिकांश प्रश्नों का समाधान कर देगी।.
एयरपोर्ट एग्जीक्यूटिव के साथ काम करना
एयरपोर्ट एक्जीक्यूटिव लंदन और पूरे यूके में व्यावसायिक और कॉर्पोरेट ग्राहकों के लिए लाइसेंस प्राप्त ड्राइवर सेवाएं प्रदान करता है। हमारे कॉर्पोरेट खातों में समेकित बिलिंग, निश्चित रूट मूल्य निर्धारण और एक समर्पित संपर्क सूत्र की सुविधा उपलब्ध है, जिसे विशेष रूप से पर्सनल असिस्टेंट, एडवाइजर और ट्रैवल मैनेजरों के लिए काम आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है।.
50 से अधिक देशों में साझेदार समझौतों के साथ, हम आगे की यात्राओं की व्यवस्था करने की सारी झंझट भी दूर कर देते हैं। इसलिए, चाहे आपका अधिकारी म्यूनिख में किसी मीटिंग में जा रहा हो या सिंगापुर में किसी सम्मेलन में, हमें एक कॉल करने से दोनों तरफ की परिवहन व्यवस्था हो जाएगी।.
और क्योंकि हम जानते हैं कि आपका समय कीमती है, इसलिए हम संचार को सरल रखते हैं। त्वरित बुकिंग, यात्रा कार्यक्रम की जानकारी और जटिल बहु-चरणीय यात्राओं के लिए WhatsApp के माध्यम से हमसे संपर्क करें। कोई बोझिल ऑनलाइन फॉर्म नहीं, कोई दोहरा विवरण नहीं, कोई बार-बार बातचीत नहीं। बस सीधे और प्रभावी ढंग से उन लोगों से बात करें जो वास्तव में आपकी मदद करने और तनाव कम करने के लिए मौजूद हैं।.
हम टीएफएल ऑपरेटर लाइसेंस 402 के तहत काम करते हैं और हमारे बेड़े में इकोनॉमी, बिजनेस और फर्स्ट क्लास श्रेणियां शामिल हैं जो हर प्रकार की यात्रा और यात्री वर्ग के लिए उपयुक्त हैं।.
कॉर्पोरेट खाते पर चर्चा करने या बुकिंग करने के लिए, हमसे यहां संपर्क करें।
एयरपोर्ट एग्जीक्यूटिव - लंदन की प्रीमियम शॉफर सेवा